Gebouwdossier- & tekeningenbeheer Sevagram
Vastgoedmanagement
Opdrachtgever: Sevagram
Sinds 2017 beheren wij de gebouwdossiers en plattegronden van de locaties van Sevagram.
Aan de hand van een in samenwerking met Sevagram opgestelde procedure worden relevante documenten van afgeronde projecten verwerkt in het gebouwdossier en worden plattegronden gereviseerd.
Procedure Documentbeheer
Binnen Sevagram is de afdeling Vastgoed, Projecten en Onderhoud verantwoordelijke voor het beheer van alle vastgoed gerelateerde documenten en informatie. Om zorg te dragen voor een eenduidig en functioneel beheer van deze documenten hebben wij in 2017 in samenwerking met Sevagram de Procedure Documentbeheer opgesteld.
De Procedure Documentbeheer richt zich met name op de opslag en organisatie van documenten, zowel digitaal als hardcopy, alsmede het opstellen, actualiseren en delen van deze documenten. Doelstelling is dat de organisatie snel kan beschikken over actuele gebouwinformatie om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.
In de Procedure Documentbeheer zijn onder andere de volgende aspecten vastgelegd:
- De wijze waarop een projectdossier wordt opgezet, beheerd en gearchiveerd;
- De wijze waarop een gebouwdossier wordt opgezet, beheerd en gearchiveerd;
- De wijze waarop tekeningen worden gedigitaliseerd (huisstijl) en gereviseerd.
Beheer gebouwdossier
In het kader van het gebouwdossier archiveren wij gedurende het jaar de afgeronde projecten van de afdeling Vastgoed, Projecten en Onderhoud van Sevagram. Zodra een project is afgerond draagt Sevagram de projectmap over. Aan de hand van de Procedure Documentbeheer worden de relevante documenten verwerkt in het gebouwdossier. Daar waar nodig worden digitale documenten door ons geactualiseerd. Documenten die komen te vervallen worden door ons gearchiveerd. Doordat wij het beheer rechtstreeks op de server van Sevagram uitvoeren beschikt Sevagram altijd over de meest actuele informatie.
Tekeningenbeheer
Onderdeel van het gebouwdossier zijn de actuele plattegronden van de locaties. Aan de hand van twee stromingen zorgen wij ervoor dat de plattegronden van de locaties actueel blijven. De eerste stroming is het verwerken van de projecten die door Sevagram worden uitgevoerd. Denk hierbij aan interne aanpassingen of uitbreidingen van de locaties. De tweede stroming is het verwerken van kleine aanpassingen op locatie. Denk bijvoorbeeld aan het opsplitsen c.q. samenvoegen van ruimtes. Deze wijzigingen worden door de Servicedienstmedewerker van Sevagram handmatig in de hiervoor bedoelde ordner op locatie bijgehouden. Twee keer per jaar halen wij deze ordners op en worden de wijzigingen digitaal op de plattegronden verwerkt.